Как не потерять данные?

Это статья будет полезна тем, кто дорожит своим временем и результатом работы. Кому важна сохранность информации.

Доводилось ли вам когда-нибудь терять информацию, так долго и старательно вносимую в программу? Даже если нет, то это не значит, что вы от этого застрахованы.

Представляете, если вдруг потеряются данные за месяц, квартал, год работы предприятия. Даже если у вас небольшой оборот документов, все равно вам придется потратить немало времени и сил для повторного ввода информации. Ну а если ежедневно проходит несколько сотен документов, как восстановить все это? Ведь придется восстанавливать не только документы для покупателей и поставщиков, но и всю отчетность, данные по зарплате, кассовые документы и много чего еще.

Причины потери данных могут быть различными. Это может быть абсолютно любая ситуация, совершенно от вас не зависящая:

- механическое повреждение компьютера или сервера;

- нарушение структуры базы данных программы;

- некорректное обновление программного продукта;

- несоблюдение пользователями правил работы с программой;

- также, к огромному сожалению, иногда случаются и пожары, и воровство и затопление офисов;

- и много чего другого.

Невозможно предусмотреть все ситуации, но можно принять меры, которые помогут минимизировать риски потери информации в программе. Можно воспользоваться следующими советами:

- регулярно делайте архив базы данных. Насколько часто - это зависит только от Вашего желания. Можно его делать после закрытия определенного периода или перед процедурой, после которой может понадобиться восстановление данных. Если с программой работает технический специалист обслуживающей компании (обновляет программу, дорабатывает, исправляет ошибки), то требуйте делать архив до начала работы и после ее выполнения.

- храните архивы на разных компьютерах и на сервере. Если архив на том же компьютере, где стоит программа, он, конечно, может пригодиться, но не в случаях поломки этого самого компьютера. Ведь всё было в нём, и теперь нет ни программы, ни архива.

- можно использовать для хранения информации не компьютер, а различные носители: диски, флэш-карты и т.п. Закрыли квартал, записали на диск, положили к бумажным документам.

- используйте пароли и права доступа, воизбежании ошибок сотрудников, незнакомых с программой. Каждый пользователь работает только с теми, документами, которые ему необходимы и при этом не сможет удалить или внести изменения в другие. Полные права, обычно, используются для главного бухгалтера и администратора.

- резервное копирование 1С. Программа, создающая архив сама и позволяющая не задумываться об этом. Ее настройки позволяют делать архивы с той периодичностью, которую выбрали и хранит информацию там, где Вам удобно.

Как показывает опыт, сочетание вышеперечисленных мер значительно увеличивают шанс сохранности информации, при этом, Вам контролировать и беспокоиться об этом процессе не нужно. Все делается автоматически. Ну и , конечно, не обойтись без грамотных технических специалистов, которые произведут настройки и все необходимые работы.